Groupware

Utilización En Las Organizaciones

Conforme pasan los años las sociedades se van adaptando a los distintos avances tecnológicos que surgen, uno de los avances más importantes que se observan en la actualidad a nivel empresarial son los sistemas de computación que cambian la manera en como la sociedad corporativa realiza sus actividades, ya que estos buscan de una u otra manera facilitar las labores dentro de una entidad involucrando tanto al personal como a los gerentes.

Con la llegada de las computadoras y el Internet distintas organizaciones empresariales solventaron sus necesidades de comunicación a través de la implementación de los procesamientos de datos, en décadas pasadas Costaba tanto esfuerzo reunir y elaborar información que resultaba difícil que ésta se compartiese pero ahora con herramienta de procesar datos les permite compartir información existente sin impedimento como Lo era antes la distancia. Por esta razón las organizaciones han ido suplantando el sistema de trabajo antiguo y se han enfocado en  software colaborativos y dentro de este tipo de software encontramos el Groupware.

 Integra un abanico de distintas tecnologías, es decir, es un conjunto de elementos de software y Hardware que apoyan a un grupo de personas y les permite comunicarse y trabajar juntos electrónicamente, por lo tanto ayudan a los grupos de trabajo a colaborar en tareas en común y procesos específicos.

  Ejemplo, Supongamos que una empresa tiene que preparar una propuesta para un cliente. Dicha propuesta consta de partes que han de ser redactadas por diferentes consultores que trabajan a distancia es decir dispersos geográficamente. Para poder llevar a cabo estas tareas de forma fácil y satisfactoria  la esta empresa cuenta con aplicaciones de Groupware que le permiten dar  diferentes pasos como los son:

• Localizar los nombres y direcciones de sus colaboradores, para lo cual revisa el directorio de personal y selecciona los perfiles adecuados.

.Luego le envía un mensaje de correo electrónico pidiéndoles su colaboración y les indica que se ha preparado una base de datos documental donde se encuentran las descripciones necesarias para elaborar la propuesta.

.El trabajo realizado  podrán introducirlo allí, en la base de datos documental diseñada para  esa actividad

.Mediante réplicas de la base de datos, todas las personas implicadas en la elaboración de la propuesta pueden estar al pendiente del desarrollo del trabajo.

• Después de varios intercambios de impresiones a través del sistema, se consigue recoger todas las ideas para presentar la propuesta final al cliente y lograr un contrato con él.

Funciones Del Groupware

Este software colaborativo puede realizar amplia variedad de funciones, pero cada producto  ofrece una combinación única de funciones (ninguno las ofrece todas).

Explicación: Los Groupware dentro de sus funciones tiene la particularidad que  ofrecer una amplia variedad de aplicaciones, aplicaciones que dependerán de cada producto, como se mencionó al inicio de este capítulo ningún producto de Groupware las ofrece todas.

Dentro de los Groupware encontramos  algunas aplicaciones de manera estándar, mientras otras tantas solo son opcionales es decir no están originariamente dentro del paquete de aplicaciones que ofrece llegando a ser estas en muchas oportunidades aplicaciones adicionales.      

Estrategias Para Aplicar Groupware

Según DAVID COLEMAN Las mejores estrategias a implantar cuando una organización desee iniciar un proyecto de apoyo a decisiones de grupos son:

-          - La sección de Orientación

-           -Sugerencia para la implementación

EL JUEGO DE TRANFORMACION DE NEGOCIOS

Está Diseñado para aquellas compañías que planean realizar reingeniería de procesos comerciales   cambiando  la forma en que trabajan, en el desarrollo de esta actividad se le asignan papeles a los jugadores donde cada uno de ellos tienen cierta información que algunos desconocen y otra que todos conocen por igual.

El objetivo es rescatar un negocio agonizante, esta herramienta se usa para identificar el problema e implementar una solución.

Pasos De Implementación:

1. Designar Un Proponente De Groupware, El proponente debe ser el gerente del mas alto nivel quien será la fuerza impulsadora para dar los pasos subsecuentes.

2. Escoger Un Proyecto Piloto, En lugar de intentar una implementación que abarque a toda la organización, se debe escoger un proyecto con amplia visibilidad e impacto financiero importante.

3. Definir El Problema, Es teste pasó surgen preguntas como: ¿Quiénes deben resolver problemas?, Donde están?, ¿Cuantos hay?  Las respuestas a estas preguntas determinan las funciones del groupware.

4. Seleccionar El Groupware, Se evalúan los productos de Groupware que al parecer son los mejores para satisfacer necesidades y se eligen los mejores.

APLICACIÓN DEL ENFOQUE DE SISTEMAS:

Actualmente en el mercado hay un gran número de Groupware pero debido a la amplia variedad es posible clasificarlo en 4 categorías.

Para Conocer el Software